Integritetspolicy avseende rekrytering via Teamtailor

Denna integritetspolicy avser Mitt Liv AB (svb). org.nr 556784-5499 (”Mitt Liv”)s behandling av personuppgifter som samlas in då du söker jobb hos oss eller annars connectar med oss via Teamtailor. För Mitt Livs övriga behandling av personuppgifter hänvisas till vår allmänna integritetspolicy. 

Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen ("Tjänsten") drivs av Teamtailor AB på uppdrag av Mitt Liv ("vi" "oss"). Det är viktigt att du som använder Tjänsten ("Användare") är säker på, och informerad om hur vi hanterar dina personuppgifter i rekryteringsprocessen. 

Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter och vi behandlar, hanterar, använder och skyddar därför dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy ("Integritetspolicyn").

1. Allmänt

Mitt Liv använder Teamtailor som en rekryteringsplattform där vi samlar kandidater till olika anställningar. På plattformen annonserar vi om lediga anställningar hos Mitt Liv och hos våra partnerföretag. Användare kan välja att prenumerera på annonser från vissa företag. I sådant fall får Användaren en notis på Teamtailor då företaget har en ledig tjänst. 

I de fall då Mitt Liv bestämt ändamålen och medlen med behandlingen, är vi personuppgiftsansvariga och kommer då tillse att den behandling som utförs är i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.  

Användarens personuppgifter behandlas i syfte att hantera och underlätta rekrytering av anställda till vår verksamhet.

2. Insamling av personuppgifter

När och hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter om Användare från Användare, när Användare;

• gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredje part, t.ex. Facebook eller LinkedIn;
• använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn; och
• tillhandahåller identifierbara uppgifter via privat meddelande till Mitt Liv (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.

Teamtailor samlar in data från tredje part, som Facebook, LinkedIn och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av Teamtailors anställda eller automatiskt i Tjänsten.

I vissa fall kan befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella arbetssökande. Sådana anställda kommer att lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande. I de fall detta görs anses den potentiella arbetssökanden som Användare inom ramen för denna Integritetspolicy och kommer att informeras om behandlingen.

Om en Användare söker jobb hos Mitt Liv via Teamtailor kommer vi att behandla personuppgifter som Användaren tillhandahåller genom CV, personligt brev eller andra handlingar. Vi kan också komma att inhämta uppgifter från Användarens referenser. Användaren har ett ansvar för att angivna referenser informerats om att deras personuppgifter lämnats. Vidare kan rekryteringsprocessen innehålla personlighetstester, analyser eller liknande.

Personuppgifter som behandlas för aggregerad analys eller marknadsundersökning görs alltid oidentifierbara. Sådana personuppgifter kan inte användas för att identifiera en viss användare. Sådana uppgifter anses därför inte som personuppgifter under personuppgiftslagstiftningen.

Kategorier av personuppgifter som samlas in och behandlas 

De kategorier av personuppgifter som kan samlas in via Tjänsten kan användas för att identifiera fysiska personer från namn, e-post, bilder och videor, information från Facebook och LinkedIn-konton, svar på frågor som ställts genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som Användaren eller andra har tillhandahållit via Tjänsten. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas.

Ändamålet och lagenligheten med behandlingen 

Ändamålet med insamling och behandling av personuppgifter är att hantera rekrytering, både till andra företag och till Mitt Liv. Den lagliga grunden för behandlingen är samtycke från Användaren som lämnas i samband med att Användaren connectar med oss via Teamtailor.

Om en Användare söker jobb hos Mitt Liv via Teamtailor behandlar vi Användarens uppgifter i syfte att bilda oss en uppfattning om denne och hur denne skulle passa för den aktuella tjänsten. Personlighetstester kan komma att utföras i syfte att bedöma personliga egenskaper och hur dessa matchar med den aktuella tjänsten. 

Samtycke från den registrerade 

Användaren samtycker till behandling av personuppgifter med ändamålet att Mitt Liv ska kunna hantera rekrytering. Användaren samtycker till att personuppgifter samlas in via Tjänsten, när Användare;

• gör en ansökan via Tjänsten, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part som Facebook eller LinkedIn, och då samtycker till att Mitt Liv kan använda externa sourcing-verktyg för att lägga till ytterligare information; och
• använder Tjänsten för att ansluta till Personuppgiftsansvariges rekryteringsavdelning, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredjepartskälla som Facebook eller LinkedIn.

Användaren har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att kontakta Mitt Liv via kontaktuppgifterna som anges under punkten 9. Nyttjandet av denna rättighet kan dock innebära att Användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.

Berättigat intresse

Med stöd av Mitt Livs berättigade intresse att kunna skapa sig en bild av vem Användaren är och hur denna kan komma att passa för den aktuella tjänsten, dvs rekryteringsändamål, kommer Mitt Liv genom Teamtailor att samla in offentligt tillgänglig information om Användaren. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas. Användaren kan när som helst invända mot denna behandling genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna som anges under punkten 9.

Hur länge personuppgifterna behandlas 

Så länge Användaren inte återkallar sitt samtycke, kommer personuppgifterna att lagras och behandlas av oss så länge vi anser det nödvändigt med hänsyn till ovan angivna syften. Användarens personuppgifter sparas så länge de bedöms som intressanta för potentiella rekryteringar, dock tre år efter det att Användarens senast varit aktiv.

3. Användarens rättigheter

Användare har rätt att skriftligen begära information om de personuppgifter som behandlas av oss genom att använda kontaktuppgifterna enligt punkten 9 nedan. Användare har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan.

Användare har rätt till, vid behov, korrigering av felaktiga personuppgifter om den Användaren, genom att skriftligen begära sådan korrigering med hjälp av kontaktuppgifterna i punkten 9 nedan.

Användaren har rätt att kräva radering eller begränsning av behandling, och rätt att invända mot behandling baserat på berättigat intresse under vissa omständigheter.

Användaren har under vissa omständigheter rätt till överföring av sina personuppgifter (dataportabilitet), vilket innebär rätten att få ut sina personuppgifter och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig, så länge detta inte negativt påverkar andras fri- och rättigheter. 

 Användaren har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandling av sina personuppgifter, om Användaren anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot aktuell personuppgiftslagstiftning.

4. Säkerhet

Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Användares personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och aktuell personuppgiftslagstiftning. 

 Det är viktigt att Användare tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Det åligger Användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.

5. Överföring av personuppgifter

Vi kommer inte att sälja och, som utgångspunkt, inte heller att överföra Användares personuppgifter till tredje parter.

Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till:

• våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;
• myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
• myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.

När en arbetsgivare kontaktar Mitt Liv och meddelar oss att de har en ledig tjänst söker vi i vårt användarregister efter kandidater som passar arbetsgivarens önskemål. De Användare som uppfyller kvalifikationskraven blir då tillfrågade om de är intresserade av den aktuella tjänsten. Endast efter inhämtat samtycke från Användaren överförs dennes personuppgifter till arbetsgivaren.

Vi överför endast Användares personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för. Vi väljer noga partners för att se till att Användarens personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden; Teamtailor, som tillhandahåller Tjänsten, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för informationssökning, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av Tjänsten.

Om en Användare söker jobb hos Mitt Liv via Teamtailor kan rekryteringsprocessen komma att innehålla personlighetstester, analyser eller liknande, som utförs av ett externt företag eller internt av företagets rekryterare. Detta medför att Användarens uppgifter kan komma att lämnas ut till ett sådant företag.

De överföringar som beskrivs ovan kan göras till mottagare i medlemsstater till EU/EES såväl som till tredje länder vars lagstiftning kan komma att skilja sig från reglerna för dataskydd inom EU och EES. Vid överföringar till sådana tredje länder kommer Mitt Liv att vidta alla lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter är vederbörligen skyddade och att de enbart behandlas i enlighet med denna integritetspolicy. Mitt Liv kommer att säkerställa att lämpliga skyddsåtgärder är vidtas genom att tillse att åtminstone en av följande förutsättningar är uppfyllda vid varje sådan överföring:

1. det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlandet;
2. Mitt Liv har inhämtat ditt samtycke till överföringen;
3. Mitt Liv har ingått avtal med mottagaren som innehåller EU-kommissionens modellklausuler (2010/87/EU), utan ändringar eller tillägg som står i strid med klausulerna;
4. mottagaren har upprättat bindande företagsinterna regler som godkänts av relevant tillsynsmyndighet (så kallade Binding Corporate Rules); eller
5. mottagaren har genomfört självcertifiering och anslutit sig till EU-U.S. Privacy Shield-principerna genom registrering på U.S. Department of Commerce Privacy Shield-lista, vid överföring till USA.

 

6. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)

Vi kan komma att dela aggregerad information med tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter. 

7. Cookies

När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår Cookie Policy.

Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.

8. Ändringar

Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till Integritetspolicyn. Den senaste versionen av Integritetspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till Användaren när Användaren antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar Användaren om den nya versionen (med den e-postadress som Användaren anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när användaren annars informeras om den nya Integritetspolicyn. 

9. Kontakt

För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter; 

Viktoria Hansen, Mitt Liv
viktoria.hansen@mittliv.com